Dienstplanung Software nach Maß statt Excel-Wildwuchs und WhatsApp-Gruppen
Der Dienstplan hängt in einer Excel-Datei, die nur eine Person wirklich versteht. Änderungen laufen über WhatsApp, Zurufe und Notizzettel. Fällt jemand kurzfristig aus, beginnt die Telefonkette von vorne. Doppelbelegungen, unbesetzte Schichten und Streit um die faire Verteilung gehören zum Alltag. Genau hier setzen wir an: OPERION AI baut für Ihren Betrieb eine maßgeschneiderte Personaleinsatzplanung Software, die zu Ihren Abläufen passt – nicht umgekehrt.
Wir liefern keine Standardlösung von der Stange, in die Sie sich hineinquetschen müssen. Wir entwickeln eine Einsatzplanung nach Maß für Ihre Schichtmodelle, Ihre Qualifikationen, Ihre Standorte und Ihre Regeln. KI sitzt dabei als operative Logik mitten in Ihrem System – sie macht Schichtvorschläge, erkennt Konflikte und hilft bei der Nachbesetzung. Kein Spielzeug nebenbei, sondern echte Entlastung im Tagesgeschäft.
Was Ihre Schichtplanung Software kann
Schichten per Drag-and-drop planen
Sie ziehen Schichten und Mitarbeitende mit der Maus an die richtige Stelle – der Plan baut sich vor Ihren Augen auf. Wochenpläne, Monatsansichten und Standortübersichten sind in Sekunden umgestellt. Schluss mit dem mühsamen Kopieren von Zellen und dem Bangen, ob die Formel noch stimmt.
Wochen- und Rotationsvorlagen
Wiederkehrende Dienstpläne legen Sie einmal als Vorlage an. Feste Rotationen, Früh-/Spät-/Nachtmodelle oder rollierende Wochenrhythmen erzeugt das System auf Knopfdruck. Sie planen nur noch die Abweichungen statt jede Woche bei null anzufangen.
Qualifikations- und Standortzuordnung
Hinterlegen Sie, welche Qualifikation, Schulung oder Berechtigung eine Schicht erfordert – vom Ersthelfer über die Pflegefachkraft bis zur Maschinenfreigabe. Die Software schlägt nur Personen vor, die wirklich passen, und verhindert Fehlbesetzungen über Standorte hinweg.
Verfügbarkeiten und Urlaub digital
Ihre Mitarbeitenden tragen Verfügbarkeiten, Urlaubswünsche und Abwesenheiten direkt im System ein. Die Disposition sieht auf einen Blick, wer kann und wer nicht. Urlaubsanträge laufen digital durch die Freigabe – ohne Zettel, ohne Doppelpflege.
Echtzeit-Plan aufs Smartphone
Jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter sieht den aktuellen Dienstplan jederzeit auf dem Handy. Ändert sich etwas, ist die Änderung sofort sichtbar – kein veralteter Ausdruck am schwarzen Brett, keine Rückfragen, wer denn nun morgen kommt.
Schichttausch-App mit Freigabe
Mit der integrierten Schichttausch-App bieten Mitarbeitende Schichten an und übernehmen Schichten von Kolleginnen und Kollegen – immer mit Ihrer Freigabe und immer im Rahmen Ihrer Regeln. Tausche, die gegen Qualifikation oder Ruhezeiten verstoßen würden, lässt das System gar nicht erst zu.
KI-gestützte Ausfall-Nachbesetzung
Meldet sich jemand krank, müssen Sie nicht mehr blind die Telefonliste durchgehen. Die hinterlegte KI-Logik erkennt sofort, wer qualifiziert, verfügbar und arbeitszeitrechtlich einsetzbar ist, und schlägt Ihnen die passenden Kandidaten für die Nachbesetzung vor. So besetzen Sie einen Krankheitsausfall in Minuten statt Stunden.
Schichtvorschläge und Bedarfs-Forecast
Auf Wunsch erstellt das System Schichtvorschläge für ganze Planungszeiträume – unter Berücksichtigung von Qualifikation, fairer Verteilung und Ihren Besetzungsregeln. Ein Bedarfs-Forecast hilft Ihnen, frühzeitig zu erkennen, wann Sie wie viel Personal brauchen, und Über- wie Unterbesetzung zu vermeiden.
Zeiterfassung, Soll-Ist und Stundenkonten
Dienstplan und Zeiterfassung gehören für uns zusammen. Geplante und tatsächliche Zeiten laufen im Soll-Ist-Vergleich zusammen, Stundenkonten werden automatisch fortgeschrieben, Zuschläge sauber ausgewiesen. Die Auswertungen liefern wir exportfertig – für Ihre Lohnabrechnung und Buchhaltung.
Arbeitszeitgesetz- und Ruhezeiten-Compliance
Wir hinterlegen Ihre Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz direkt im System: Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten, Pausenregeln, Mindestbesetzung und faire Verteilung. Die Software warnt, bevor ein Verstoß entsteht, statt ihn erst im Nachhinein sichtbar zu machen. So planen Sie Ihren Dienstplan Arbeitszeitgesetz-konform – und schützen Betrieb wie Belegschaft. Datenschutz nach DSGVO ist dabei selbstverständlicher Standard.
Ihr Nutzen auf einen Blick
- Weniger Aufwand in der Disposition: Pläne, die früher Tage gekostet haben, stehen in Stunden – mit Vorlagen und Schichtvorschlägen.
- Ausfälle souverän abfedern: Krankheitsausfälle schnell und regelkonform nachbesetzen statt im Chaos zu telefonieren.
- Schluss mit Doppelbelegungen: Konflikte und unbesetzte Schichten erkennt das System, bevor sie zum Problem werden.
- Faire Verteilung und weniger Streit: Schichten, Zuschläge und Wünsche transparent und nachvollziehbar verteilt.
- Echtzeit-Überblick für alle: Ein gemeinsamer, immer aktueller Plan – im Büro und auf jedem Smartphone.
- Rechtssicherheit eingebaut: Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und Pausen sind hinterlegt, nicht dem Zufall überlassen.
Für welche Betriebe wir bauen
Unsere Dienstplan Software entsteht für den planungs- und personalintensiven Mittelstand mit etwa 20 bis 250 Mitarbeitenden. Wir kennen die Eigenheiten schicht- und einsatzgetriebener Branchen und bilden sie sauber ab:
- Gastronomie und Hotellerie mit wechselnden Diensten und Saisonspitzen
- Pflege und Care mit Qualifikationspflichten und Mindestbesetzung
- Sicherheits- und Wachdienst mit objektbezogenen Einsätzen rund um die Uhr
- Reinigung und Facility mit verteilten Standorten und Kolonnen
- Handwerk mit Kolonnen- und Montageeinsatz
- Logistik und Lager mit Schichtbetrieb und Lastspitzen
- Filialhandel, Eventservice und Produktion
Sie sitzen in Essen, im Ruhrgebiet oder anderswo in NRW? Wir kommen aus Essen, arbeiten aber bundesweit. Ob Personalplanung Software in Essen, im Ruhrgebiet oder darüber hinaus – die Umsetzung ist für uns kein Standortthema.
So entsteht Ihre Einsatzplanung nach Maß
1. Erstgespräch und Ist-Aufnahme
Im kostenlosen Erstgespräch hören wir zu: Wie planen Sie heute, wo hakt es, welche Schichtmodelle und Regeln gelten? Geschäftsführer Serkan Parlak ist dabei selbst Ihr Ansprechpartner – direkt und ohne Umwege.
2. Konzept und Live-Demo
Wir zeigen Ihnen in einer Live-Demo der Planungs-App, wie Ihr künftiger Dienstplan ohne Excel aussehen kann, und stimmen Funktionen, Rollen und Regeln mit Ihnen ab.
3. Bauen in Etappen
Wir entwickeln Ihre Schichtplanung Software in überschaubaren Schritten – oft beginnend mit einem schlanken MVP, das schnell echten Nutzen bringt. Sie sehen früh Ergebnisse und geben laufend Feedback.
4. Integration und Zeiterfassung
Wir binden Ihre Zeiterfassung und vorhandene Systeme an, sorgen für eine saubere Datenarchitektur und liefern exportfertige Auswertungen für Lohn und Buchhaltung.
5. Einführung und Begleitung
Wir führen das System mit Ihrem Team ein, schulen die Beteiligten und bleiben als Partner an Ihrer Seite – für Anpassungen, Erweiterungen und den laufenden Betrieb.
Mehr zu unseren weiteren Leistungen finden Sie unter maßgeschneiderte Web-Applikationen, operative Cockpits und Echtzeit-Dashboards sowie Systemintegration und Zeiterfassung.
Häufige Fragen zur Dienstplan- und Schichtplanung Software
Warum eine maßgeschneiderte Lösung statt einer Standard-Software?
Standard-Software zwingt Ihre Abläufe in fremde Schemata. Wir bauen umgekehrt: Ihre Schichtmodelle, Qualifikationen, Zuschläge und Regeln werden so abgebildet, wie Sie tatsächlich arbeiten. Das Ergebnis ist eine individuelle Unternehmenssoftware, die Sie nutzen, weil sie passt – und nicht trotz ständiger Workarounds.
Können wir unseren Dienstplan endlich ohne Excel führen?
Ja. Genau dafür sind wir da. Wir lösen Ihre gewachsenen Excel-Tabellen und Insellösungen durch eine zentrale Web-App ab, auf die alle Berechtigten zugreifen – in Echtzeit, mit klaren Rollen und ohne Versionschaos.
Wie hilft die KI bei der Nachbesetzung von Schichten?
Die KI-Logik arbeitet innerhalb Ihres Systems. Bei einem Krankheitsausfall prüft sie sofort Qualifikation, Verfügbarkeit, Stundenkonten und Ruhezeiten und schlägt Ihnen passende Personen zur Nachbesetzung vor. Die Entscheidung treffen Sie – die KI nimmt Ihnen die mühsame Suche ab.
Ist der Dienstplan arbeitszeitrechtlich abgesichert?
Wir hinterlegen die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, Ruhezeiten, Pausen und Ihre Mindestbesetzung als Regeln im System. Die Software weist auf Konflikte hin, bevor der Plan veröffentlicht wird. Datenschutz nach DSGVO ist dabei selbstverständlicher Standard.
Lässt sich unsere bestehende Zeiterfassung anbinden?
In der Regel ja. Wir verbinden Dienstplan und Zeiterfassung, gleichen Soll und Ist ab und liefern Stundenkonten und Zuschläge exportfertig. Wo nötig, bauen wir die passende Schnittstelle.
Wie schnell sehen wir erste Ergebnisse?
Wir arbeiten in Etappen und starten häufig mit einem MVP, das die wichtigsten Funktionen schnell nutzbar macht. Den genauen Zeitrahmen stimmen wir nach dem Erstgespräch verbindlich mit Ihnen ab.
Lassen Sie uns Ihr Planungssystem bauen
Schluss mit Dienstplan-Chaos, Last-Minute-Telefonketten und Streit um die faire Verteilung. Wir bauen das operative Planungssystem, das zu Ihrem Betrieb passt – und zeigen Ihnen in einer Live-Demo, wie das konkret aussieht.